เทคนิคการวางแผนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ พิมพ์ อีเมล
การนำไปใช้ประโยชน์: / 1
แย่ดี 
การพัฒนาศักยภาพในการทำงาน/การจัดทำแผนงาน
วันจันทร์ที่ ๐๒ มีนาคม พ.ศ. ๒๕๕๒ เวลา ๑๗:๒๖ น.
เผยแพร่ - วันพฤหัสบดีที่ ๐๗ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๕๒
ที่มา

การทำงานให้มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผน มีการติดตามงาน ละประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ผลงานจะสำเร็จหรือไม่ านจะดำเนินไปอย่างราบรื่นเพียงใด หัวใจสำคัญอยู่ที่ “การวางแผนการทำงาน” เพราะหากไม่มีการวางแผนหรือวางแผนไม่ดี านนั้นอาจไม่สามารถดำเนินไปจนบรรลุเป้าหมายได้ รือหากบรรลุเป้าหมายก็อาจใช้เวลาและรัพยากรมาก

รายละเอียด

การวางแผนการทำงาน ถือเป็นสิ่งสำคัญที่สนับสนุนให้การทำงานประสบความสำเร็จ โดยเทคนิคการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ ีดังนี้

1. การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของงาน อันดับแรกในการเริ่มการทำงาน คือ เราต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของงานว่า งาน/โครงการนั้นทำไปทำไม ะเอาผลงานไปใช้ทำอะไร ล้วเป้าหมายหรือผลงานที่ต้องการให้เกิดขึ้นนั้น ู้ใช้ผลต้องการอะไร หลายๆ คน ออกเดินทา (เริ่มทำงาน) โดยไม่ทราบวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของงาน บอกได้เพียงว่า “เจ้านายให้ทำ หากมีเหตุผลเพียงเท่านี้แล้ว เราจะออกแบบงานอย่างไร ผลงานที่ได้ะตรงตามที่ผู้ใช้ต้องการหรือ? ซึ่งความไม่ชัดเจนนี้ มักทำให้ผลงานของหลายๆ นถูกปรับแก้ครั้งแล้วครั้งเล่า หรือบางทีอาจต้องรื้องานทำใหม่เลยก็มี สำหรับการทำความเข้าใจ วัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานทำได้ไม่ยาก ากเป็นงานที่เจ้านายสั่ง ราก็เพียงไปปรึกษาท่านพื่อสอบถามข้อมูล ช่น ลงานชิ้นนี้ต้องการผลลัพธ์ออกมาในลักษณะใด จะนำไปใช้อย่างไรบ้าง ครเป็นกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการ ิจกรรมที่จะจัดคาดหวังให้เหมือนครั้งที่ผ่านมาหรือปรับปรุงเปลี่ยนแปลงในส่วนใด เป็นต้น ละควรถามด้วยว่า ิ่งใดเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องดำเนินการตามที่กำหนด (ปรับเปลี่ยนไม่ได้) และสิ่งใดเป็นสิ่งที่เราสามารถปรับปรุงพัฒนาหรือออกแบบเพิ่มเติมได้ (ปรับเปลี่ยนได้) หากเราทำความเข้าใจแล้วกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของงานอย่างชัดเจน ราก็จะสามารถออกแบบงานให้ได้ตรงวัตถุประสงค์อย่างแน่นอน

2. การศึกษาการดำเนินงานที่ผ่านมาและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เราควรศึกษาการดำเนินงานที่ผ่านมา (เพราะราคงไม่ใช่คนแรกในโลกที่เริ่มทำงานนั้น) อาจเป็นผลงานชิ้นที่ผ่านมาของคนที่ทำงานก่อนหน้าเรา หรือหากงานนั้นเป็นงานแรกขององค์กร ็ควรศึกษาผลงานที่ผ่านมาในเรื่องนั้นขององค์กรอื่น พื่อพิจารณาจุดแข็ง ุดที่ควรพัฒนา รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง พื่อวางแผนการทำงานให้ได้ผลงานที่เท่ากับหรือดีกว่า อีกทั้งทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาในการนับหนึ่งใหม่สำหรับงานนั้นๆ

3. การปรึกษาผู้รู้หรือผู้มีประสบการณ์ การปรึกษาผู้รู้หรือผู้มีประสบการณ์ ะช่วยลดระยะเวลาการทำงานได้มาก พราะไม่ต้องเสียเวลาในการลองผิดลองถูก และผู้รู้มักบอกวิสัยทัศน์และข้อเสนอแนะในการพัฒนาให้ผลงานดีขึ้น

4. การเขียนแผนเป็นลายลักษณ์อักษร แผน ที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างถูกต้อง และตรงทาง ้องเป็นแผนที่สื่อสารออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน โดยในเบื้องต้นอาจวางแผนคร่าวๆ ในลักษณะแผนภาพความคิด ช่น Mind Map เป็นต้น ากนั้นควรเขียนแผนการทำงานที่มีรายละเอียดต่างๆ ช่น ิจกรรม ่วงเวลา ู้รับผิดชอบ พื่อเป็น แผนที่นการเดินทางของเราสำหรับจัดทำงานชิ้นนั้น/โครงการนั้นห้ประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีแผนที่” ที่ชัดเจนแล้ว ราก็เพียงแต่ออกเดินทางตามแผนที่วางไว้ ล้วก็ประเมินติดตามความก้าวหน้าของงานตามแผนนั้น ล้วสุดท้ายเมื่องานเสร็จเรียบร้อย ก็ประเมินสรุปผลงานเพื่อพิจารณา ุดแข็ง ุดอ่อน ัญหา และุปสรรค ี่เกิดขึ้น พื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงพัฒนาการดำเนินงานของเราในโอกาสต่อไป

ประโยชน์

ด้วยการปฏิบัติตามเทคนิคการวางแผนการทำงาน 4 ข้อ ดังกล่าวข้างต้น บุคลากรของมหาวิทยาลัยทุกคนจะเป็นผู้ทำงานระดับ "มืออาชีพ" อย่าง แน่นอน

ผู้ให้ข้อมูลและการติดต่อ

อาจารย์ทวิกา แกล้มกระโทก

สำนักประกันคุณภาพการศึกษา

โทร 2347, 2348

ตรวจทานข้อมูล โดย

อาจารย์สรัญญา รุจิเรขเรืองรอง ผู้อำนวยการสำนักหอสมุด

แก้ไขล่าสุด ( วันพฤหัสบดีที่ ๐๗ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๕๒ เวลา ๑๓:๑๐ น. )